メール共有システムとは、メールや通知機能を活用して、組織内外での情報共有や対応状況を効率的に管理できるシステムの総称です。
近年、メールの一元管理や既読確認、一斉配信などの機能を備えたメール共有システムが登場してきたことから、チーム全体で効率的に対応できるメール共有システムが注目されています。
ただ、システムごとに機能や料金体系が異なるため、メール対応業務の効率化には自組織の状況や目的に適したものを選ぶことが大切です。
本記事では、メール共有システムのおすすめ9選について、失敗しない選び方も交えて解説します。
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「メール共有システム」は、メールを一元的に管理できるシステムのこと
メール共有システムとは、メールと通知といった機能などを用いて、チームや組織全体での情報共有と対応管理を円滑にするシステムです。
このシステムはさまざまな種類のサービスが提供されており、対応漏れや二重対応を防ぐステータス管理機能や、よく使う文面をテンプレート化する機能などが備わっているものがあります。
このような便利な機能を活用することで、情報共有や業務効率化の促進、複数サービスの一元管理が可能です。
上記のような点もあり、メール共有システムは組織内外での情報共有や対応管理を効率化し、業務品質を向上させるための重要な基盤として注目されています。
【迷ったらコレ】すぐに使える！3つのおすすめメール共有システム
メール共有システムは、問い合わせ対応に特化したものや、周辺サービスとの連携に強みを持つもの、一斉配信や情報共有に特化したものなど、幅広い種類のサービスが提供されています。
そのため、どのサービスを導入すれば良いか迷ってしまうケースは少なくありません。
このような場合には、機能ごとに以下のサービスがおすすめです。
- メール全般の機能があるサービス
→楽楽自動応対（旧：メールディーラー） - 周辺サービスとの連携ができるサービス
→WEBCAS mailcenter - 一方向の一斉配信に適しているサービス
→ビヨンド通知
上記のシステムは多くのユーザーに利用されているサービスです。
とくに、「ビヨンド通知」のように無料トライアルが利用できるものもあるため、このようなサービスを利用すれば試験的な導入も可能です。
メール全般の機能があるサービス3選
メール全般の機能があるサービスとは、送受信や対応状況の管理、テンプレート活用など、メール対応業務に必要な機能を包括的に備えたサービスのことです。これらのサービスは、問い合わせ対応が多い企業や、複数人でメール業務を分担する組織で幅広く利用されています。
このようなサービスはさまざまなものが提供されていますが、導入実績が豊富なサービスを踏まえて、自組織にあった機能や予算でサービスを選ぶことが大切です。
ここでは、メール全般の機能があるサービス3選を紹介します。
①楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
出典：楽楽自動応対
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）は、16年連続売上シェアNo.1で、累計9,000社以上が導入しているメール共有システムです。
このサービスでは、チームでの共有メール対応や問い合わせ管理に便利な機能が豊富に搭載されています。とくに、TeamsやChatwork、Slackなどの多様な外部システムとの連携が可能な点が強みです。
上記の点を踏まえて、楽楽自動応対（旧：メールディーラー）は複数サービスからの問い合わせを一元管理したい組織に適しているサービスといえるでしょう。
| サービス名 | 楽楽自動応対（旧：メールディーラー） |
| プラン | 問い合わせ |
| 料金（税込） | 問い合わせ |
| おもな機能 | ・メール対応状況の可視化 ・テンプレート機能 ・自動振り分け機能 ・外部システム連携（電話・Slack・Chatworkなど） |
| 運営元 | 株式会社ラクス |
②メールワイズ
出典：メールワイズ
メールワイズは、サイボウズ株式会社が提供している16,000社以上の導入実績があるメール共有システムです。
このサービスでは、チームでのメール共有に必要なユーザー情報や対応履歴、コメントなどの機能が標準装備されています。また、1ユーザーあたり月額660円から利用できるため、導入時のコストを抑えることが可能です。
このような特徴から、メールワイズはコストを抑えながら基本機能を確保したい中小企業やスタートアップに向いています。
| サービス名 | メールワイズ |
| プラン | スタンダードコース プレミアムコース |
| 料金（税込） | スタンダードコース：月額660円/ユーザー プレミアムコース：月額1,980円/ユーザー |
| おもな機能 | ・顧客情報管理 ・対応履歴管理 ・コメント機能 ・ステータス管理 |
| 運営元 | サイボウズ株式会社 |
③問いマネ
出典：問いマネ
問いマネは、ネットショップと連携してメールを一元管理できるメール共有システムです。
このサービスでは、楽天市場などのネットショップとの連携が可能で、受注メールや問い合わせメールを一元管理できます。とくに、ECサイト運営に必要な機能が充実している点が強みです。
ECサイト連携機能が充実しているため、問いマネはネットショップ運営者や複数人でのメール対応が必要な中小企業におすすめです。
| サービス名 | 問いマネ |
| プラン | スタンダードサーバープラン アドバンスサーバープラン |
| 料金（税込） | スタンダードサーバープラン：月額3,124円 アドバンスサーバープラン：月額5,500円 |
| おもな機能 | ・メール共有・管理 ・ステータス管理 ・ECサイト連携 ・テンプレート機能 |
| 運営元 | 株式会社ビジネスバンク |
周辺サービスとの連携ができるサービス3選
周辺サービスとの連携ができるサービスとは、CRMや社内SNS、チャットツールなどの既存システムと接続し、メール対応情報を一元管理できるサービスのことです。これらのサービスは、ユーザー情報の統合的な管理を目的とした組織で幅広く利用されています。
このような点を踏まえて、既存システムとの連携性を重視する場合は、API標準提供の有無や連携可能なサービスの種類を確認したうえで選ぶことが重要です。
ここでは、周辺サービスとの連携ができるサービス3選を紹介します。
①WEBCAS mailcenter
WEBCAS mailcenterは、システム連携とセキュリティ対策に強みを持つメール共有・管理システムです。
このサービスではシステム連携が標準化されており、既存のCRMや社内システムとの連携が容易に実現できます。また、データ暗号化やアクセス制限といった高度なセキュリティ対策も標準装備されている点が特徴です。
システム連携とセキュリティ対策が充実している点で、WEBCAS mailcenterは既存システムとの連携を重視し、セキュリティ体制も強化したい組織に適しているサービスといえるでしょう。
| サービス名 | WEBCAS mailcenter |
| プラン | クラウド版 パッケージ版 |
| 料金（税込） | クラウド版ASP型：月額5,500円 クラウド版SaaS型：月額132,000円 パッケージ版：420万円～ |
| おもな機能 | ・メール一元管理 ・システム連携（API標準提供） ・セキュリティ対策 ・ステータス管理 |
| 運営元 | 株式会社WOW WORLD |
②Freshdesk
出典：Freshdesk
Freshdeskは使いやすさと機能性を兼ね備えており、世界5万社以上が導入しているメール共有システムです。
このサービスではメールや電話などの問い合わせだけではなく、LINEやSlack、Teamsといった多様なプラットフォームで一元的な管理を可能としています。また、分析機能が充実しており、組織ごとに抱える課題を細かく抽出し、その課題を解消するためのカスタマイズができる点が強みです。
このような点を踏まえると、Freshdeskは多数のプラットフォームでの問い合わせを一元的に管理し、効率良く運用していきたい組織に適したサービスといえるでしょう。
| サービス名 | Freshdesk |
| プラン | Free Growth Pro Enterprise |
| 料金（税込） | Free：0円 Growth：月額3,100円/ユーザー Pro：月額8,800円/ユーザー Enterprise：月額14,300円/ユーザー |
| おもな機能 | ・マルチサービス対応（メール・電話・チャット・SNS） ・チャットボット機能 ・社内SNS機能 ・ナレッジベース |
| 運営元 | Freshworks Inc. |
③yaritori
出典：yaritori
yaritoriは、問い合わせ対応や顧客管理、一斉配信をワンストップで対応できるメールDXプラットフォームです。
このサービスでは、公式LINEやビジネスチャット、CRMツールなどのさまざまな外部サービスとの連携が可能です。また、メールごとに担当者を設定し、ステータス表示ができるため、二重対応や対応漏れを防止できます。
外部サービス連携と対応管理機能が充実している点で、yaritoriはLINEなど複数サービスからの問い合わせを一元管理したい組織におすすめです。
| サービス名 | yaritori |
| プラン | スタータープラン プロフェッショナルプラン |
| 料金（税込） | スタータープラン：月額2,178円/ユーザー プロフェッショナルプラン：月額4,378円/ユーザー |
| おもな機能 | ・マルチサービス対応（メール・電話・チャット・SNS） ・メール共有・管理 ・担当者設定・ステータス管理 ・公式LINE連携 ・CRMツール連携 |
| 運営元 | Onebox株式会社 |
全体共有に特化しているサービス3選
全体共有に特化しているサービスとは、メンバーへの一斉配信や既読確認、進捗管理など、組織内での情報共有に特化した機能を備えたサービスのことです。これらのサービスは、自治体や学校、企業の社内連絡など、特定グループへの確実な情報伝達が求められる場面で幅広く利用されています。
上記の点を踏まえて、情報の到達確認や緊急時の迅速な配信を重視する場合は、既読確認機能やリマインド機能の有無を確認したうえで選ぶことがおすすめです。
ここでは、全体共有に特化しているサービス3選を紹介します。
①ビヨンド通知
出典：ビヨンド通知
ビヨンド通知は、お知らせやおたよりといった情報を専用アプリやメールで一斉に共有できるサービスです。
このサービスでは、専用アプリやメールで情報を一斉配信でき、受信者は任意で受信方法を選択できます。また、開封・既読状況を確認する機能が備わっているため、通知の到達状況をリアルタイムで把握できる点が強みです。
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このような点から、まずは試験的に導入してみたい場合にお試しで導入することが可能です。
| サービス名 | ビヨンド通知 |
| プラン | ライトプラン（100人程度の登録） ベーシックプラン（1,000人程度の登録） |
| 料金（税込） | ライトプラン：月額500円 ベーシックプラン：月額3,000円 |
| おもな機能 | 配信側 ・お知らせ作成、配信 ・配信予約 ・テンプレート保存 ・開封・既読確認 ・重要フラグ 受信側 ・受信方法の選択 ・お知らせのピン止め ・お知らせ検索 |
| 運営元 | BPS株式会社 |
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②PUSH CODE
出典：PUSH CODE
PUSH CODEは、ターゲティング配信と効果測定に強みを持つWebサイト向けサービスです。
このサービスでは、ユーザーの行動履歴を分析し、最適なタイミングで通知を配信できます。また、配信内容のカスタマイズや効果測定機能も備わっており、通知の開封率やコンバージョン率を向上させられる点が強みです。
ターゲティング配信と効果測定機能が充実しているため、PUSH CODEはWebサイトやアプリの再訪問を促進したい企業に適しているサービスといえるでしょう。
| サービス名 | PUSH CODE |
| プラン | FREE STANDARD PREMIUM ENTERPRISE |
| 料金（税込） | FREE：無料 STANDARD：月額20,900円 PREMIUM：53,900円 ENTERPRISE：問い合わせ |
| おもな機能 | ・セグメント配信 ・自動One to One配信 ・通知許諾機能 ・スケジュール配信 ・A/Bテスト機能 |
| 運営元 | EDOCODE株式会社 |
③ライフビジョン
出典：ライフビジョン
ライフビジョンは、自治体や地域の情報を配信できるサービスです。
このサービスでは、「誰でも」「簡単」「確実」をコンセプトに設計されており、デジタル操作に不慣れな層にも配慮した設計になっている点が強みです。また、多言語対応や音声読み上げ機能など、多様な住民層に情報を届けるための機能が充実しています。
多様な住民層への配慮がなされているため、ライフビジョンは自治体や地域コミュニティでの情報配信を検討している場合におすすめのサービスといえるでしょう。
| サービス名 | ライフビジョン |
| プラン | 問い合わせ |
| 料金（税込） | 問い合わせ |
| おもな機能 | ・情報配信 ・防災・減災機能 ・福祉サービス ・地域交通サービス |
| 運営元 | 株式会社デンソー |
メール共有システムのおすすめの機能とは？
メール共有システムは、OutlookやGmailなどで複数人がメールアドレスを共有する場合と比較して、メール対応業務の効率化や品質向上が期待できる機能が備わっています。たとえば、テンプレート機能があることで同じ内容のメールにすばやく、品質を保ちながら返信できます。
このような点から、システムを新しく導入する際には、これらの機能が備わっているかを確認しておくことが大切です。
ここでは、メール共有システムの代表的な機能について、以下3点を解説します。
①テンプレート機能
テンプレート機能は、よくある質問や定型文をテンプレートとして保存し、迅速に配信できる機能です。とくに、問い合わせ件数が多い企業では、対応品質を保ちながら効率的に業務を進められます。
このような点から、テンプレート機能は問い合わせ対応の標準化と効率化を実現したい場合におすすめの機能です。
②コメント・チャット機能
コメント・チャット機能は、メールごとにコメントを残したり、チーム内での情報共有をおこなったりできる機能です。たとえば、難易度の高い問い合わせに対する対応方針の相談や、引継ぎ時の申し送り事項の記録などに活用できます。
上記を踏まえて、コメント・チャット機能はチーム間での連携を強化したい場合に適している機能です。
③ほかのサービスとの連携機能
ほかのサービスとの連携機能はメールだけではなく、電話やSNSなどほかの問い合わせも1つのシステムで管理できる機能です。とくに、複数サービスからの問い合わせが発生する企業では、対応漏れや二重対応のリスクを大幅に軽減できます。
このような点から、ほかのサービスとの連携機能は複数のコミュニケーションツールを運用している企業におすすめの機能です。
メール共有システムの失敗しない6つの選び方
メール共有システムを選ぶ際には、自社のニーズと課題を明確にし、複数のシステムを比較検討しなければなりません。システムを比較検討せずに利用してしまうと、機能の不足や使い勝手が悪いなどの失敗に陥るおそれがあります。
このような点から、自社に最適なシステムを選ぶためには、導入前に選び方のポイントをおさえておくことが大切です。
ここでは、メール共有システムの失敗しない選び方について、以下6点を解説します。
①機能性
機能性を確認することで、自社の業務に必要な機能が搭載されているかを判断できます。
ステータス管理機能や自動振り分け機能など、自社の業務に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。また、将来的なニーズに応じてカスタマイズが可能かも確認しておくのがおすすめです。
このような点を踏まえて、導入前に自社の業務フローを整理し、必要な機能をリストアップしておくと良いでしょう。
②料金体系
メール共有システムは1つのサービスであっても複数のプランが用意されており、プランごとに料金が異なります。
これはサービス内容や機能、サポート体制の有無によって設定されていることが多いため、どのようなサービスを利用したいのかや、どのくらい予算を捻出できるのかを踏まえてサービスを選ばなければなりません。
サービスによっては、「ビヨンド通知」のように、無料トライアルを提供しているものもあるため、実際に使用してみて使い勝手を確認するのがおすすめです。
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③セキュリティ体制
メール共有システムによって、データ暗号化やアクセス制限、監査ログなどのセキュリティ対策の磐石さは異なります。
そのため、安心してサービスを利用したい場合には、セキュリティ対策がしっかりとなされたサービスを選ぶ必要があります。また、セキュリティに関する運営体制もチェックしておくと、いざとなった際のセキュリティ上のトラブル対応が受けられるかの判断も可能です。
④サポート体制
メール共有システムごとにサポート窓口の種類や対応可能時間帯、専任サポート担当者の有無などが大きく異なります。
このようなサポート体制を確認することで、導入後も安心して運用できるシステムかを判断できます。とくに、トラブル発生時に迅速なサポートを受けられる体制があるかは、長期的なメール共有システムの運用にも影響する大切なポイントです。
⑤操作性
メール共有システムは運用によってさまざまな担当者が使用することから、そのシステムが直感的で操作できるかも大切なポイントです。たとえば、複雑な操作が必要なシステムを導入してしまうと、操作するだけでも習熟に時間がかかり、業務効率化の妨げになる可能性があります。
このような点から、無料トライアルなどで実際の操作感を確認しておくのがおすすめです。
⑥ほかのサービス・システムとの連携
ほかのサービス・システムとの連携を確認することで、既存システムと統合して業務効率化できるかを判断できます。
現在利用しているCRMや社内SNS、チャットツールなどとの連携が可能かも確認しておきましょう。SlackやTeamsと連携できれば返信状況の共有が容易になり、CRMと連携すればメール対応内容をユーザーの情報に自動反映できます。
このような点から、メール共有システムを選ぶ際は既存システムとの連携を前提に選ぶのがポイントです。
【まとめ】メール共有システムでメール対応のトラブルを軽減しよう
本記事では、メール共有システムのおすすめ9選について、失敗しない選び方も交えて解説しました。
メール共有システムは、メールや通知機能を活用して、組織内外での情報共有や対応管理を効率化するシステムです。
ただ、システムごとに機能や料金体系が異なるため、自組織の業務に適したものを選ばなければ、かえって業務が複雑化するリスクがあります。
このような点を踏まえて、機能性や料金体系、セキュリティ体制などを事前に確認しておき、自組織に最適なメール共有システムを選ぶようにしましょう。
なお、「ビヨンド通知」のように無料トライアルを提供しているサービスもあるため、まずは試験的に導入してみるのもおすすめです。
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