紙の回覧板は地域の情報共有手段として長く使われてきましたが、情報共有が遅くなったり、情報漏えいのリスクがあったりなどのさまざまな課題がありました。また、住民側でも「面倒」や「読まない」などの温度差が出やすく、情報が届いても実際に閲覧されないケースはめずらしくありません。
このような点から「回覧板のデジタル化・電子化」が注目を集めています。
これはアプリやWebツールを活用して、回覧板に掲載する情報を一斉配信し、リマインドや状況確認機能などを活用して、スムーズに回覧板を運営する発想です。
本記事では、回覧板のデジタル化・電子化は効果があるのかについて、導入するメリットや実際の事例、補助金・助成金の情報も交えて解説します。
ビヨンド通知は各種「おたより」「おしらせ」「回覧板」のデジタル化が簡単にできるツールです。
こちらのフォームを送信するだけで、すぐにお知らせが配布できるようになります。
現在2027年3月まで無料で使えるキャンペーン中！
この機会にぜひお気軽にお試しください。
＼2027年3月まで無料！／
【結論】回覧板のデジタル化・電子化は効果的！
回覧板のデジタル化・電子化は、スマートフォン・PCのアプリやWebツールを活用して、回覧板で共有するお知らせや連絡を一斉に配信する発想です。
これまでの紙の回覧板で抱えていた、情報伝達の遅延や回覧のための業務負担、情報漏えいのリスクなどのさまざまな課題を解消できます。また、アプリ・ツールによっては有事の際の連絡や、地域コミュニティのコミュニケーションなどの追加機能を実装でき、自治体・町内会の運営を手助けしてくれます。
上記の点を踏まえて、回覧板のデジタル化・電子化は効果的な手段として注目されています。
回覧板のデジタル化・電子化の7つのメリット
回覧板のデジタル化・電子化には、紙では実現しにくい複数のメリットを実現できます。たとえば、情報共有のスピード感を高めたり、回覧のための手間・コストを抑えられたりといったものが挙げられます。
ほかにもさまざまなメリットがあるため、紙の回覧板運用で悩みを抱えていれば、回覧板のデジタル化・電子化を検討するのがおすすめです。
ここでは、回覧板のデジタル化・電子化のメリットについて、以下7点を解説します。
＼今年度中は無料！お気軽に／
①情報共有のスピード感が高い
回覧板のデジタル化・電子化の最大の強みは、特定グループ内の情報共有をすべてのメンバーに向けて同時に配信できる点です。
紙の回覧板では、物理的に情報を共有する形式であるため、住民の不在や回覧遅れによってすべてのメンバーに共有されるまでに多くの時間を要しました。
回覧板のデジタル化・電子化ではその課題を解消でき、また災害といった緊急の連絡であってもすぐに共有可能です。
②重要度がわかりやすい
回覧板のアプリ・ツールには、配信するお知らせ・連絡の重要度を設定できる機能があります。また、受信側も重要な情報をピン止めできる機能も利用可能です。
日常的にさまざまな情報を配信することから、重要度が設定できたり、受信側でメモできたりする機能があれば大切な連絡が埋もれてしまうリスクを抑えられます。とくに、災害時の指示や避難場所の連絡などの情報は住民の命に関わるものであるため、より効果的な非常時対応が可能です。
③セキュリティが向上する
紙の回覧板では、回覧板そのものが紛失してしまい、回覧板に記載されている情報が漏えいしてしまうリスクがあります。
一方、回覧板アプリ・ツールは、万全なセキュリティ体制のもとで運用されるため、情報漏えいのリスクを大幅に抑えられます。加えて、アクセス制限やグループの管理などの機能があれば、管理者側でも不測の事態に備えることが可能です。
また、回覧板そのものを管理しないため、紛失してしまうリスクも抑えられます。
④手間やコストが抑えられる
紙の回覧板の運用にあたって、印刷や配布、管理のためにさまざまな手間が生じています。また、紙を印刷したり、回覧を管理したりと、運用に多くのコストも必要です。
一方で、回覧板アプリ・ツールには、紙を印刷したり、回覧を管理したりといった手間・コストがありません。基本的にはシステムの設定や管理をする人員がいれば運用が可能であるため、これまでの手間・コストを大幅に削減可能です。
加えて、補助金・助成金の対象になるため、適用される自治体であれば導入や運用コストも抑えながら、スムーズな回覧板運営ができます。
⑤状況の確認がしやすい
回覧板アプリ・ツールのなかには、受信側の開封・既読の状況をリアルタイムで管理できる機能を備えているものがあります。また、リマインド機能によって、対象者だけに開封・既読を促すことも可能です。
加えて、アンケート機能が備わっていれば、今後の運用のためのヒアリングやデータ集めもできます。アンケート結果をもとに改善を続けていければ、住民からの評価が高い回覧板運営が実現できます。
⑥情報やメンバーの管理がしやすい
回覧板アプリ・ツールは、配信した情報をいつでも、どこでも確認できるように設計されています。また、グループ内のメンバーの管理もおこなえるため、引っ越しによるメンバーの変更を簡単におこなえます。
このように、回覧板アプリ・ツールは情報やメンバーの管理がしやすく、管理に必要な業務負荷を大幅に削減可能です。働き方が多様化している昨今だからこそ、回覧板のデジタル化・電子化は時代に求められています。
⑦緊急時の連絡ツールになる
回覧板アプリ・ツールは、配信したい情報をリアルタイムで配信可能です。また、重要度を高く設定していれば、受信側に確実に確認してもらえます。
このような機能を工夫して活用すれば、緊急時の連絡ツールとしての利用も可能です。とくに、避難場所や被害状況などはリアルタイムで伝える必要があるため、事前に住民にアナウンスしておけば、有事の際にもスムーズな情報共有が実現できます。
回覧板のデジタル化・電子化の成功事例
実際に、回覧板のデジタル化・電子化はさまざまな自治体・町内会で実施されています。
たとえば、2022（令和4）年には東京都新宿区の榎町地区で実証実験がおこなわれました。これは町内会活動のデジタル化の支援と、災害時の安否確認手段の確立のために、回覧板アプリ・ツールを試験的に導入した経緯があります。
この実証実験のアンケート結果には、「町会の情報が早くわかる」や「町会行事に参加しやすい」といった回覧板アプリ・ツールを評価する声が寄せられていました。また、資料には年齢層や通信環境などの一部の課題こそ見られたものの、導入にあたってのメリットに好感触を抱いたような記載がされています。
このように、回覧板のデジタル化・電子化は一定数の効果が確認されており、導入事例が増えれば、より多くの自治体・町内会に導入されることが予想されます。
参考：新宿区地域振興部榎町特別出張所「令和４年度 榎町地区 電子回覧板アプリ実証実験報告書」
回覧板アプリ・ツールを導入する流れ
回覧板アプリ・ツールの導入は、利用するサービスや導入する規模、事前の準備などで大きく流れが異なります。ただ、簡単なものであれば、大きな手間がかからずにすぐに導入することも可能です。
サービスによって導入までの流れは異なることから、必ず導入する前に各サービスの窓口に相談することが大切です。
ここでは、回覧板アプリ・ツールについて、「ビヨンド通知」を例に導入する流れを解説します。
＼今年度中は無料！お気軽に／
①アカウントの作成
ビヨンド通知は、今なら2027年3月31日まで無料で利用できるキャンペーンを実施しています。キャンペーンの利用にあたっては以下のページから申し込む必要があるため、必要事項を入力のうえ申し込んでください。
＼今年度中は無料！お気軽に／
申し込むと案内が届き、アカウントの作成をおこないます。
アカウントには配信側の設定や受信側の設定などが必要であるため、順に対応するようにしましょう。
②トライアル
アカウント作成が完了すると、トライアルが実施されます。回覧したいお知らせや連絡の作成をおこない、適宜配信して運用してください。
なお、初回の配信はテスト送信で確認するようにしてください。
小規模の地域やチームに限定し、いくつかテスト配信をおこない、実際の操作画面や受信側の画面を確認しておくと、今後の運用がスムーズになります。
③本契約の移行
無料トライアルでの試験的な運用で問題なければ、管理者画面から本契約への移行を申し込んでください。申込みの際には、受信側の人数や運用の規模を事前に整理したうえで、プランを決めるようにしましょう。
1,000人以上の運用にあたっては、別途問い合わせが必要です。担当者に相談のうえで、自組織にぴったりのプランを選ぶようにしてください。
④運用開始
ビヨンド通知の本契約以降の運用にあたっては、トライアル時と基本的に異なりません。
もし、サービスの利用にあたって問題があれば、すぐに運営に問い合わせることが大切です。また、受信側の疑問点や不明点の問い合わせ窓口も周知させておくと、トラブルがあった際の運営がスムーズに進められます。
＼今年度中は無料！お気軽に／
【厳選】回覧板のデジタル化・電子化におすすめのアプリ・ツール3選
回覧板のデジタル化・電子化に活用できるアプリ・ツールは複数存在します。
ただ、どのアプリ・ツールも機能やサービス内容、料金・プランやサポート体制などが大きく異なります。
そのため、導入する前に必ず「どのような機能があるのか？」や「料金は予算の範囲内か？」、「受信側も利用しやすいのか？」といったポイントを確認してください。
ここでは、回覧板のデジタル化・電子化におすすめのアプリ・ツールについて、以下3点を紹介します。
ビヨンド通知
出典：ビヨンド通知
ビヨンド通知は、お知らせ・おたよりなどの連絡を、専用アプリ・メールで一斉に通知できる回覧板サービスです。
回覧板の運用に必要な基本的な配信・管理機能を備えているだけでなく、開封・既読の確認や予約配信、テンプレートの作成やリマインドといった便利な機能も備えています。また、セキュリティに強い人材がチームに集まっており、セキュリティ面での体制もしっかりと整えられています。
今なら、2027年3月31日まで無料で利用できるキャンペーンを実施しており、試験的な回覧板のデジタル化・電子化にも活用可能です。
本契約以降も業界トップクラスで利用料金が安価であることから、長期的な運用を検討する自治体・町内会にぴったりです。
| サービス名 | ビヨンド通知 |
| プラン | ライトプラン（100人程度の登録） ベーシックプラン（1,000人程度の登録） |
| 料金（税込） | ライトプラン：月額500円 ベーシックプラン：月額3,000円 |
| おもな機能 | 配信側 ・お知らせ作成、配信 ・配信予約 ・テンプレート保存 ・開封・既読確認 ・重要フラグ 受信側 ・受信方法の選択 ・お知らせのピン止め ・お知らせ検索 |
| 運営元 | BPS株式会社 |
＼今年度中は無料！お気軽に／
デジタル回覧板
出典：デジタル回覧板
デジタル回覧板は、受信側の手間やリスクを解消し、自治体のペーパーレス化の促進に必要な機能をすべて備えた回覧板サービスです。
配信側に必要な操作が簡単で、配信したい資料の撮影・配信設定のみです。また、必要に応じて、電子ブックや予約管理、キャッシュレスなどの機能をカスタマイズで搭載できます。
導入実績が豊富にあるため、ほかの自治体・町内会の事例を参考にしながら、確実に運用したい自治体・町内会に適しているサービスといえます。
| サービス名 | デジタル回覧板 |
| プラン | 問い合わせ |
| 料金（税込） | 問い合わせ |
| おもな機能 | ・配信・配信権限の管理 ・電子ブック閲覧 ・アンケート ・緊急連絡先登録 ・避難場所登録（カスタマイズが可能） |
| 運営元 | 株式会社クレアンスメアード |
いちのいち
出典：いちのいち
いちのいちは「見る・連絡する・集める」の3つの困りごとに対応し、自治会・町内会運営の負担をまとめて解決できる回覧板サービスです。
利用できる機能は回覧板の運営に不可欠なシンプルなものであり、どの担当者が利用しても簡単に運用可能です。また、災害管理やコミュニティ、会館予約などの機能も備えているため、必要に応じて効果的に利用できます。
会員への周知だけでなく、運営情報の整理や利用状況の集計・分析までを一体で進めたい自治会・町内会を支援したい自治体に適します。
| サービス名 | いちのいち |
| プラン | 自治体向けプラン 自治会・町内会向けプラン |
| 料金（税込） | 自治体向けプラン：問い合わせ 自治会・町内会向けプラン：月額22〜55円/世帯 |
| おもな機能 | ・役員チャット ・電子回覧板 ・アナリティクス ・会館予約 ・見守り機能 |
| 運営元 | 小田急電鉄株式会社 |
回覧板のデジタル化・電子化で失敗しないためのポイント
回覧板のデジタル化・電子化はアプリ・ツールを導入して終わりではなく、定着させるための設計が欠かせません。具体的には、説明会や利用体験イベントなどの実施が必要でしょう。
回覧板のデジタル化・電子化は利便性の高さがある一方で、導入に際してのハードルが高いのが現状です。このようなハードルを払拭するために、どのようなポイントをおさえて運用すれば良いのかを知っておかなければなりません。
ここでは、回覧板のデジタル化・電子化で失敗しないためのポイントについて、以下5点を解説します。
①利用者がどのくらい扱えるのか？
回覧板アプリ・ツールを利用する世代は若年層だけではなく、高齢者もターゲットになるでしょう。
そのため、導入するアプリ・ツールの操作は誰でも扱えるようにしておかなければなりません。
導入時には「操作性が良いサービスか？」を重視してサービスを選ぶことが大切です。また、導入後は説明会や地域イベントなどのフォローアップを実施するようにしましょう。
②試験的な運用は可能か？
たとえ、回覧板アプリ・ツールを導入できても、運用しているなかで課題や問題が生じるケースも少なくありません。
一方で、無料トライアルが利用できるサービスであれば、試験的な運用から段階的に導入することが可能です。数か月〜1年程度を目安として、無料トライアルで実証実験を重ねたうえで導入できれば、より効果的な運用が実現できます。
③大規模での導入ではないか？
回覧板のデジタル化・電子化にあたって、導入する対象となる規模がどの程度かは事前に把握しておきましょう。たとえば、大規模な自治体の場合、全世帯に移行してしまうと多くのトラブルが起こる可能性があります。
そのため、いきなり全世帯に移行するのではなく、世帯数や地域を限定し、段階的に導入するようにしてください。
④利用者のフォローアップは可能か？
回覧板ツールの登録後の離脱を防ぐため、定期配信で利用頻度を作り、未開封や既読のフォローを実施するようにしましょう。
フォローアップには、ツールのリマインド機能を利用するだけでなく、オフラインでの説明会やイベントをあわせると効果的です。
⑤サポートはしっかりしているか？
ツールの導入にあたって、ツール自体の操作方法やトラブルの確認は、その提供元が対応しなければなりません。そのため、提供元のサポート体制がしっかりしている必要があります。
サポート体制の確認は、サービスの公式サイトだけでは判断できません。必ず導入前に担当者にヒアリングを実施したり、問い合わせでどのようなサポートをおこなっているか確認したりすることが大切です。
＼今年度中は無料！お気軽に／
回覧板のデジタル化・電子化では、補助金が使える！
回覧板のデジタル化・電子化は、地方自治体の補助金・助成金の対象になっている可能性があります。
たとえば、東京都では、2025年度に「町会・自治会デジタル化推進助成」を実施しています。これは、都内を対象に自治会・町内会のデジタル化を促進する目的で実施されたものです。
この助成の対象は、本記事で紹介したような回覧板アプリ・ツールが該当しています。「助成経費の10分の10」が補助・助成されるため、自治会・町内会の負担を抑えることが可能です。
上記はあくまで東京都の例でありますが、DX（デジタル トランスフォーメーション）が推進されている昨今であれば、ほかの地方自治体で実施されている可能性が十分にあり得ます。
そのため、導入前に必ず補助金・助成金の情報は確認してください。
参考：都庁総合ページ「町会・自治会の電子回覧板等の導入を応援 追加募集」
＼今年度中は無料！お気軽に／
【まとめ】回覧板のデジタル化・電子化で、円滑な運営を！
本記事では、回覧板のデジタル化・電子化は効果があるのかについて、導入するメリットや実際の事例、補助金・助成金の情報も交えて解説しました。
回覧板のデジタル化・電子化は、「速く届く」、「読まれる」、「探せる」を実現し、担当者の業務負担や事務的な手間・コストを減らしやすい手段です。また、受信側の面倒を解消し、効果的に大切な情報を届けられるようになります。
このような点から、まだ紙の回覧板での運用をおこなっているのであれば、デジタル化・電子化の検討もしてみてください。
本記事で解説したように、補助金・助成金での支援を受けられる可能性があります。また、サービスによっては無料トライアルで試験的な運用も可能です。
＼今年度中は無料！お気軽に／
