連絡網は、日常の情報共有や緊急時の安否確認において欠かせない仕組みです。
しかし、「誰が誰に連絡したかわからない」や「緊急時に電話がつながらない」、「連絡先が古いまま更新されていない」といった課題を抱えてしまうケースも少なくありません。
このような課題を解消しつつ、適切な連絡網運営をおこなうためには、連絡網を作る際にしっかりとしたルールや仕組みづくりが必要です。また、昨今では連絡網運営をサポートしてくれるツールも提供されているため、積極的な活用がおすすめです。
本記事では、連絡網の作り方について、ルールの決め方や運用上の注意点もあわせて解説します。
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連絡網の役割とは？
そもそも「連絡網」とは、特定の組織やグループ内のメンバーの連絡先を一覧化し、必要な情報を迅速、かつ確実に届けるための仕組みのことです。企業や自治体、町内会や学校、サークルなどの日常の情報共有や緊急時の安否確認といった幅広いシーンで利用されています。
このように、連絡網は単なる連絡先リストではなく、情報伝達の流れを設計するためのツールです。人数や拠点が増えるほど、誰がどの順番で連絡するかを事前に決めておく運用設計の重要性が高まります。
ここでは、連絡網の役割について、以下2点を解説します。
①グループ内の情報共有
連絡網の基本的な役割は、グループ内へ情報を届ける点にあります。また、属人的な連絡体制を解消するためにも用いられています。
たとえば、会議日程や行事案内、運用ルールの変更などは、担当者によって伝わる内容にばらつきが生じがちです。
連絡網を作成し、グループ内の情報共有の起点や伝達ルールを一本化すれば、誰が対応しても同じ情報が届く状態を作れます。
このように、連絡網はグループ内の情報共有をスムーズに、かつ確実に届けるための役割を担っています。
②緊急時の指示と安否確認
災害や事故などの緊急時には、安否確認や初動対応の指示を素早く届ける必要があります。
連絡網によって責任者から段階的に伝達する設計にしておけば、短時間で全員へ情報が行き渡ります。また、連絡手段の方法をメールやLINEで運用していれば、グループ内に一斉に指示や安否確認をおこなうことも可能です。
昨今では異常気象や地震によって益々緊急時の対応が重要視されています。このような背景もあり、連絡網の役割はより強まっています。
効果的な連絡網の作り方とは？
連絡網を作る際には、連絡網の一覧から作るのではなく、運用するためのルールづくりを優先的におこないましょう。
たとえば、連絡順だけ先に決めた場合、「誰が連絡を開始すべきかわからず初動が遅れた」といったケースも少なくありません。また、責任者を決めずに作成した連絡網では、途中で連絡が止まっても誰も気づかない事態が発生します。
ここでは、効果的な連絡網の作り方について、以下の流れで解説します。
①ルールを決める
連絡網を作る際に、まず「どのような際に連絡網を利用するのか？」を整理しなければなりません。
たとえば、日常的な情報共有と緊急時の指示・安否確認では、連絡網を利用する重要性が大きく異なります。
もし、緊急時に利用する場合には、「震度5以上の地震発生時」や「システム障害発生時」などの具体的な条件を定めたうえで、「どのように通知されるのか？」を決めておかなければなりません。
上記も踏まえて、この段階であらゆる事態を踏まえた整理をおこない、必要に応じて細かいルールを策定しておきましょう。
②部署・チームごとに責任者を決める
連絡網の運用ルールが決まれば、連絡の起点となる責任者と、不在時の代理者を設定します。
とくに、複数の部署・チームを有する組織の場合に、社内全体で情報共有をしてもスムーズに連絡が届かないおそれがあります。
このようなことから、各部署・チームに責任者を配置しておき、組織全体の連絡を集約・整理し、メンバーに伝えるほうが効果的です。
③各部署・チームでの連絡方法を決める
企業や自治体、学校やサークルなど、連絡網が利用される方法は、電話・メール・LINE・SNSなどとさまざまです。そのため、各部署・チームでの連絡方法を決めておきましょう。
とくに、複数の連絡方法を利用する組織の場合、連絡方法の優先順位もあわせて決めておくのがおすすめです。たとえば、「まず電話、3回不通ならSMSを送信、それでも応答がなければメールで連絡」といった順序を事前に定義しておけば、現場で判断に迷う時間を削減できます。
不通時の対応や緊急時の対応でも困ることが少なくなるでしょう。
④一覧表を作る・アプリに登録する
連絡網にまつわるすべてのルールが決まれば、一覧表を作ったり、アプリを登録したりしましょう。
一覧表を作る場合、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで簡単に作成可能です。また、外部ツールによって一元的な管理もおこなえます。
他方、アプリを利用する場合は、部署・チーム内のメンバー全員にアプリの登録を指示しなければなりません。表計算ソフトと異なり、管理者画面で簡単に登録状況を確認できます。
連絡網アプリによっては無料で利用できるものもあるため、自組織の状況も踏まえたうえでアプリの利用を検討してみてください。
⑤定期的にメンテナンスをおこなう
連絡網を運用していると、職員の異動や住民の引っ越しなどによってメンバーがいなくなったり、新たなメンバーが追加されたりといったケースが生じます。このような場合に更新をしておかなければ、外部への情報漏えいや、連絡漏れといった事態に発展しかねません。
このようなことから、定期的に連絡網のメンテナンスをおこなうようにしましょう。
メンテナンスのタイミングは、連絡網の変動が生じたごとにおこない、加えて全体的なチェックは四半期ごとのサイクルを決めておくとスムーズです。
連絡網に必要なルールの作り方
連絡網はルールがなければ機能しません。たとえば、連絡手段の優先順位が決まっていない状態では、電話する人やメールする人、LINEで済ませる人が混在してしまい、誰が連絡を受け取ったか把握できなくなります。
このような混乱が起きる原因は、連絡方法や内容、連絡の対象や管理方法などのルールが事前に整理できていないためです。
ルールを分解して定義しておけば、運用段階での混乱を防げます。
ここでは、連絡網に必要なルールの作り方について、以下5点を解説します。
①どのように連絡するのか？
連絡方法は電話やメール、SMSやLINEなど、選択肢が無数に存在します。
連絡網として機能させるためには、この連絡方法を決めておく必要があります。具体的には、「日常的な連絡はメール。緊急時は電話」や「メールでの応答がない場合は電話」といったケースが挙げられます。
このように、連絡方法とあわせて優先順位と代替手段を事前に決めておけば、連絡者が現場で迷わず行動することが可能です。
②何を連絡するのか？
連絡内容の情報が多すぎると受信者が要点を見落とし、少なすぎると行動判断ができなくなってしまいます。
そのため、「どのような連絡をおこなうのか？」はルール段階で明確にしておきましょう。
たとえば、日常的な連絡の場合には、用途別にテンプレートを用意しておくのも効果的です。また、緊急時の場合には、指示内容や安否状況、次報の予定時刻などの最低限の情報に限定しておけば、混乱せずにスムーズな情報共有をおこなえます。
このように、ルールづくりの段階で連絡内容を整理しておけば、伝達ミスや情報の過不足を防げるようになります。
③誰が、誰に連絡するのか？
連絡をおこなう際に、連絡者と受信者を決めておかないと、いざという際に混乱してしまいかねません。たとえば、同じ人に複数回連絡が入ってしまったり、誰にも連絡が届かなかったりする事態に発展します。
このようなことから、「誰だ、誰に連絡するのか？」といった連絡の流れを決めておきましょう。連絡の流れは責任者を起点とする場合が一般的です。
ただ、企業・自治体によって実質的な運営は異なるため、自組織にあわせてルールを決めてください。
④連絡を受けたら、どうするのか？
連絡網の役割は単に情報を発信するだけではなく、受信側に何かしらの行動を促す役割も担っています。
たとえば、出欠連絡では受信者が参加するのかどうかの回答が必要です。また、安否確認の場合、受信側の安否を配信側に通知しなければなりません。
このようなことから、連絡を受けた際の受信側の行動もルールに決めておきましょう。行動の内容は、「受領したら5分以内に次の担当者へ連絡」や「安否確認の場合は指定フォームに回答」といったものです。
⑤どのように連絡網を管理するのか？
連絡網は多くのメンバーの個人情報を管理するため、情報が漏れてしまうと大きな問題になります。
このようなことから、連絡網の利用目的や共有範囲、権限などの管理ルールを定めておく必要があります。管理ルールを整備しておけば、情報漏えいや更新漏れを防げます。
とくに、不特定多数の情報を扱う場合には、専門家も交えてルールを決めると良いでしょう。
連絡網を作る際の3つの注意点
連絡網を作る際には、さまざまな点を考慮しなければなりません。とくに、情報管理や運用は連絡網の根幹となる問題です。
もし、情報管理が杜撰であった場合、職員や住民の大切な個人情報を漏えいさせてしまうおそれがあります。また、実際に連絡をおこなったとしても誰も確認しなかったり、行動しなかったりすれば、連絡網の意味がありません。
このような点から、連絡網を作る際に必要な注意点を把握しておき、長期的な運用も含めて作成にあたることが大切です。
ここでは、連絡網を作る際の3つの注意点を解説します。
①個人情報の漏えいはないか？
連絡網は、職員や住民の氏名や電話番号などの個人情報を扱います。そのため、情報漏えいを未然に防ぐための対策が求められます。
とくに、電子データでの管理をおこなう場合には、セキュリティが万全なツールの利用がおすすめです。このようなツールはアクセス権限の設定やパスワードの保護といった機能が豊富に備わっており、またサポート体制も十分になされています。
②実際に連絡が生じた際に運用できるか？
連絡網は、作成しただけでは機能しません。
たとえば、実際に緊急事態が起きたとき、担当者が手順を把握していなければ初動が遅れてしまいます。
このような事態を避けるためには、定期的に訓練を実施し、連絡が届くか、受信者が正しく行動できるかを検証するようにしましょう。
③すぐに確認できる状態にあるか？
連絡を配信するだけではなく、受信側の状態にも注意しておかなければなりません。
たとえば、配信したメールが社内のPCしか閲覧できない場合、勤務外で受信者が確認できません。
このようなことから、受信側はすぐに確認できる状態にあるかは注意しなければならないポイントです。もし、確認できない場合には、LINEや専用アプリを活用し、スマートフォンの通知として配信する方法も考えられます。
表計算ソフトの連絡網がおすすめできない理由とは？
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、簡単な操作で一律的に連絡網を作成できる便利なツールです。このようなことから、さまざまな場所の連絡網の作成に利用されています。
しかし、表計算ソフトの利用は、あくまで連絡網の作成・管理をするためのものであり、実際の運用では電話やメールなどのほかツールを利用しなければなりません。また、企業・自治体によっては専用のデバイスでしか閲覧できないケースもあります。
このような点から、表計算ソフトの連絡網ではなく、専用サービス・ツールを利用するのがおすすめです。
ここでは、表計算ソフトの連絡網がおすすめできない理由について、以下3点を解説します。
①作成や管理に負担がかかるため
表計算ソフトの連絡網では、職員の入退社や異動があったり、住民の引っ越しがあったりするたびに手作業で更新しなければなりません。また、複数のファイルが存在すると、「どれが最新版かわからない」といった問題も起きやすく、管理者の負担が増大します。
このような業務は担当者に集中しやすく、大きな業務負荷となってしまいます。
②社内環境でないと確認できないため
社内サーバーに保存したファイルは、外出先や自宅から確認できない場合があります。
もし、緊急時の連絡があったとしても、対象者が社外にいてしまうと、連絡した内容を確認できず、連絡網の意味がありません。
このような点から社内以外でも連絡を確認できるようにしておく必要があります。
③専用サービスのほうが便利であるため
昨今では、「ビヨンド通知」といった連絡網に特化した専用サービスが提供されています。
このサービスでは、基本的な一斉配信やメンバーの管理機能だけでなく、開封・既読の状況確認やリマインドなどの表計算ソフトにはない機能が備わっています。
そのため、サービスを導入するだけで、従来の方法で課題となっていた問題をすべて解消可能です。また、機能やサポートによって、より効果的な連絡網運営を実現できます。
このようなことから、もし表計算ソフトでの運営に限界を感じている場合は、専用サービスへの移行を検討してみてください。
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出典：ビヨンド通知
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ビヨンド通知は、お知らせやおたよりを専用アプリ・メールで一斉に通知し、開封・既読の状況まで把握できるサービスです。
ビヨンド通知では基本的な配信や管理機能に加えて、受信者の開封・既読状況を確認できる機能が利用できます。この機能によって、特定グループ内への連絡事項を確実に、かつスピーディに届けることが可能です。
また、上記の機能以外にも、配信予約やテンプレート保存、ファイル添付やリマインドなどの機能が備わっています。受信側は過去の配信を検索できたり、重要な配信をピン止めできたりと便利な機能が活用できます。
このように、ビヨンド通知は連絡網が必要なあらゆるシーンで活用することが可能です。
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| 運営元 | BPS株式会社 |
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本記事では、連絡網の作り方について、ルールの決め方や運用上の注意点もあわせて解説しました。
連絡網が「使えない」といわれる原因の中心は、作成段階での設計不足や運用ルールの曖昧さにあります。
ただ、連絡網そのものの役割がなくなったわけではありません。
連絡方法やその内容、対象者や受信時の行動などをあらかじめ細かく決めておけば、実際の緊急時にも機能する連絡網を構築できます。また、昨今では連絡網の専用サービスも提供されているため、スムーズな連絡網運営のためにもサービスの導入を検討しても良いかもしれません。
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